A partir del 1 de noviembre, los siguientes documentos deberán emitirse electrónicamente

• Servicios públicos domiciliarios
• Tiquete de transporte de pasajeros
• Extracto bancario
• Boletas de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas
• Boletas de ingreso a cine

A partir del 1 de noviembre de 2024, entrarán en vigor nuevas normativas de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) que exigen la emisión electrónica de varios documentos clave. Este cambio, impulsado por la Resolución 000119, busca modernizar el sistema de facturación en Colombia, con un enfoque especial en las pequeñas y medianas empresas (PYMEs). Entre los documentos que ahora deberán emitirse electrónicamente se encuentran las facturas de servicios públicos, tiquetes de transporte, extractos bancarios y boletas de ingreso a eventos.

“La digitalización de documentos como el tiquete de transporte y los extractos bancarios no solo agiliza el proceso de emisión, sino que permite a las empresas mejorar sus flujos de trabajo, reduciendo tiempos y costos operativos. Esta transformación es clave para que las PYMEs en Colombia se mantengan competitivas en un mercado cada vez más digitalizado”, asegura Alejandro Silva, gerente general de Sovos Saphety Colombia.

A continuación, Sovos Saphety Colombia explica cada documento, impacto y beneficios que conlleva esta transformación.

Documentos que serán obligatorios a partir del 1 de noviembre

• Servicios públicos domiciliarios: Las empresas de servicios públicos deberán emitir facturas electrónicas para los consumos de energía, agua, gas y otros. Esta facturación será enviada directamente a los correos electrónicos de los usuarios registrados, facilitando la trazabilidad y el control de pagos.
• Tiquete de transporte de pasajeros: Tanto en transporte aéreo como terrestre, los tiquetes serán emitidos de manera electrónica. Esto agiliza el proceso de compra y facilita el acceso al documento de viaje desde cualquier dispositivo, reduciendo el uso de papel.
• Extracto bancario: Las entidades financieras tendrán la obligación de emitir los extractos bancarios electrónicamente. Los clientes recibirán sus estados de cuenta vía correo electrónico, lo que garantizará mayor seguridad en la entrega y una mejor organización de la información financiera.
• Boletas de ingreso a espectáculos públicos de las artes escénicas: Los organizadores de eventos culturales y de entretenimiento deberán emitir boletas electrónicas para el ingreso a espectáculos de las artes escénicas, lo que permitirá una mejor gestión de las entradas y evitará la falsificación de los boletos.
• Boletas de ingreso a cine: Las cadenas de cine adoptarán la boleta electrónica, que será enviada al correo del cliente, facilitando el proceso de compra y permitiendo que el ingreso a las salas de cine sea más ágil y seguro.

“El cambio hacia la emisión electrónica de servicios públicos y boletas de espectáculos es una victoria para los usuarios finales, quienes ahora tendrán mayor control y acceso a sus documentos. Además, estamos contribuyendo a una gestión más sostenible y segura de la información, al mismo tiempo que fomentamos la protección del medio ambiente”, comenta.

Impacto en las PYMEs

La implementación de estos cambios tiene un impacto positivo en las pequeñas y medianas empresas (PYMEs), ya que les permite modernizarse y alinearse con las tendencias digitales. Al adoptar la facturación y otros documentos electrónicos, las PYMEs podrán:

• Reducir costos: La eliminación de documentos físicos disminuye gastos relacionados con la impresión y el almacenamiento.
• Mejorar la eficiencia: El envío automatizado de documentos agiliza los procesos internos, lo que permite a las empresas concentrarse en su actividad principal.
• Garantizar mayor seguridad: La digitalización de estos documentos reduce el riesgo de pérdida o fraude.
• Facilitar el cumplimiento fiscal: La facturación electrónica asegura que todas las transacciones queden debidamente registradas, lo que simplifica el proceso de declaración de impuestos y evita sanciones.

Beneficios para los usuarios

Los usuarios finales también se beneficiarán de esta transición hacia la digitalización. Entre los principales beneficios se incluyen:

• Mayor comodidad: Al recibir los documentos directamente en sus correos electrónicos, los usuarios tendrán acceso rápido y fácil a toda su información.
• Contribución al medio ambiente: La disminución del uso de papel apoya la sostenibilidad ambiental, ayudando a reducir la huella de carbono.
• Acceso a histórico de documentos: Los usuarios podrán organizar y conservar sus facturas, boletas y extractos de manera digital, evitando la acumulación de documentos físicos.

Resolución 000119 y el cambio de fecha

Inicialmente, algunos de estos documentos debían empezar a emitirse electrónicamente desde el 1 de agosto de 2024, pero con la Resolución 000119 de la DIAN, la fecha ha sido pospuesta al 1 de noviembre de 2024. Este ajuste permitirá a las empresas contar con más tiempo para prepararse y ajustar sus sistemas de facturación electrónica.

“Para las PYMEs, la facturación y emisión electrónica no solo es una obligación normativa, sino una oportunidad para optimizar sus procesos contables y fiscales. Las empresas que adopten estos cambios a partir del 1 de noviembre estarán mejor preparadas para el crecimiento y evitarán sanciones, todo mientras fortalecen la relación con sus clientes a través de servicios más eficientes y confiables”, concluye Silva.